Die Swiss Property Management AG ist in der Immobilienbranche tätig und verwaltet eine Vielzahl von Gesellschaften und Liegenschaften.
Mit zunehmendem Geschäftsvolumen entwickelte sich der bestehende, weitgehend manuelle Rechnungsworkflow zu einer klassischen Wachstumsbremse. Avanta unterstützte das Unternehmen dabei, den Prozess von der Erfassung über das digitale Visum bis zur Zahlung und Archivierung neu zu strukturieren und digital abzubilden.
Das Ergebnis ist ein transparenter, revisionssicherer Ablauf mit klar definierten Verantwortlichkeiten, digitalem Archiv und einer nachhaltigen Zeitersparnis von rund 50 % bei der Rechnungsverarbeitung.
Ausgangslage
Die Swiss Property Management AG verwaltete zum Zeitpunkt des Projekts rund 60 Gesellschaften, wovon einzelne Gesellschaften bis zu 100 Mietobjekte bewirtschaften. Monatlich wurden bis zu 400 Rechnungen verarbeitet – sowohl physisch per Post als auch digital per E-Mail.
Der bestehende Rechnungsprozess hatte sich über die Zeit etabliert und funktionierte im laufenden Betrieb. Mit zunehmendem Volumen und mehreren beteiligten Parteien entstand jedoch Potenzial, den Ablauf effizienter, transparenter und digital besser abzustützen.
Im Fokus standen insbesondere die Nachvollziehbarkeit des Rechnungsstatus, die Transparenz bei Rückfragen oder blockierten Belegen sowie der Aufwand für manuelle Sortierung, Zahlungsvorbereitung und physische Ablage. Gleichzeitig sollte die Archivierung künftig digital, übersichtlich und revisionssicher erfolgen.
Entscheidend war deshalb, den Rechnungsworkflow so weiterzuentwickeln, dass er für Bewirtschaftung, Eigentümerschaft und Buchhaltung klar nachvollziehbar bleibt und auch bei steigendem Belegvolumen zuverlässig und skalierbar funktioniert.
Unser Beitrag
Avanta begleitete die Swiss Property Management AG bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung des neuen digitalen Rechnungsprozesses. Kernanliegen war dabei nicht nur die Digitalisierung des bestehenden Ablaufs, sondern vor allem eine gezielte Verschlankung und Vereinfachung des gesamten Prozesses.
Im Mittelpunkt stand die Aufgabe, Verantwortlichkeiten klar abzubilden, bewährte fachliche Kontrollen sinnvoll in den digitalen Workflow zu integrieren und die Zusammenarbeit zwischen Bewirtschaftung, Eigentümerschaft und Buchhaltung effizienter zu gestalten.
- Analyse und Neugestaltung des Rechnungsworkflows
Zu Beginn wurde der bestehende Ablauf gemeinsam analysiert – vom Rechnungseingang über die fachliche Prüfung und Freigabe bis zur buchhalterischen Verarbeitung und Zahlung. Auf dieser Grundlage wurde ein neuer, durchgängiger Prozess definiert, der bewährte Kontrollen beibehält und gleichzeitig die Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit erhöht.
- Digitaler Visumsprozess und integrierte Systemlösung
Der neue Rechnungsworkflow wurde über DocuWare, Jobrouter und Rimo digital abgebildet. Physisch eingehende Rechnungen werden direkt digitalisiert, elektronisch eingehende Belege können unmittelbar in den Prozess überführt werden.
Avanta übernimmt die Qualitätskontrolle der eingehenden Rechnungen und ergänzt nach der Freigabe durch die Bewirtschaftung die buchhaltungsrelevanten Angaben wie Kontierung, Mehrwertsteuercode und Fälligkeit. Erst wenn alle notwendigen Informationen vollständig vorliegen, erfolgt das Eigentümervisum. Anschliessend wird die Rechnung in die Buchhaltung übertragen und der digitale Zahllauf vorbereitet.
- Transparenz, Archivierung und revisionssichere Abläufe
Durch die digitale Abbildung des gesamten Workflows ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich eine Rechnung befindet und welche Freigaben oder Ergänzungen noch ausstehen. Jede Rechnung ist dem entsprechenden Mietobjekt zugeordnet und kann bei Bedarf gezielt aufgerufen werden.
Sämtliche Belege werden digital archiviert. Dadurch entfällt die physische Ablage, während die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Prozesses gestärkt werden. Auch Revisionsunterlagen können effizient und vollständig digital bereitgestellt werden.
Mehrwert für den Kunden
Die Digitalisierung des Rechnungsprozesses brachte für die Swiss Property Management AG messbare und nachhaltige Verbesserungen – sowohl in der täglichen Zusammenarbeit als auch in der langfristigen Prozessgestaltung.
- 50 % Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung
Der Aufwand für den monatlichen Zahllauf inklusive Sortierung und Ablage konnte deutlich reduziert werden. Tätigkeiten, die zuvor rund 12 Stunden pro Monat beanspruchten, benötigen im neuen Prozess nur noch rund 6 Stunden. Gleichzeitig wurden Qualität und Nachvollziehbarkeit erhöht.
- Digitales Archiv statt physischer Ablage
Die physische Ablage in Ordnern entfällt vollständig. Sämtliche Belege werden digital archiviert, eindeutig zugeordnet und sind jederzeit für interne Abklärungen oder Revisionszwecke verfügbar. Dadurch wird Archivraum eingespart und die Suche nach relevanten Unterlagen deutlich vereinfacht.
- Revisionssichere Unterlagen
Da die relevanten Unterlagen digital verfügbar und die einzelnen Prozessschritte nachvollziehbar dokumentiert sind, können Revisionsunterlagen vollständig digital bereitgestellt werden. Der Prozess unterstützt damit eine effiziente Prüfung und erfüllt die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.
- Transparenz für alle Beteiligten
Jede Rechnung ist im System dem entsprechenden Mietobjekt zugeordnet. Der Status eines Belegs ist jederzeit ersichtlich; offene Freigaben, Rückfragen oder Blockierungen werden transparent abgebildet. Dadurch werden Verzögerungen reduziert und eingehende Mahnungen deutlich verringert.
- Skalierbarer Prozess
Der neue Prozess wächst mit dem Unternehmen mit. Zusätzliche Gesellschaften und steigende Belegvolumen lassen sich effizient abbilden, ohne dass der administrative Aufwand im gleichen Umfang zunimmt.
«Die Digitalisierung unseres Rechnungsprozesses durch Avanta hat unsere Abläufe spürbar effizienter gemacht. Was früher manuell und zeitintensiv war, läuft heute strukturiert, transparent und nachvollziehbar. Eine kompetente Begleitung, die ich uneingeschränkt weiterempfehle.»
